Canale di Whistleblowing attuato ai sensi del D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023

Il sistema di gestione whistleblowing definisce la procedura di trasmissione e di gestione delle segnalazioni di “whistleblowing” effettuate ai sensi del decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 (“Decreto”), con cui è stata data attuazione alla Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni di specifiche normative nazionale e dell’Unione Europea.

Risponde inoltre agli obiettivi di sostenibilità dell’Agenda UE 2030.

Alla luce delle previsioni normative, le società (Marposs S.p.A., Marposs Italia S.p.A., MG, S.p.A., Blulink S.r.l., Elettrosystem S.r.l., Helium Technology S.r.l) mettono a disposizione adeguati canali informativi che consentano ai segnalanti di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente e dell’interesse pubblico, segnalazioni di violazioni rilevanti ai sensi del Decreto. Tali canali garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Come richiesto dal Decreto, è previsto un sistema di tutela per chi segnala violazioni commesse (o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse) all’interno dell’organizzazione, che assicura:

• tutela della riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione;
• tutela da eventuali misure ritorsive
• limitazione di responsabilità
   

Legittimati a presentare una segnalazione interna sono:

• gli azionisti
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza
• i dipendenti della Società
• i collaboratori, consulenti e fornitori della Società
• tutti i soggetti che a qualsiasi titolo sono in procinto di svolgere, svolgono o hanno svolto attività all'interno delle Società (e.g.  tirocinanti, candidati durante il processo di selezione, durante le fasi di trattativa precontrattuale) che, in ragione o in occasione del proprio rapporto di lavoro, siano venuti a conoscenza di condotte illecite. In caso di situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Oggetto della segnalazione

La segnalazione deve riguardare informazioni su violazioni di specifiche normative nazionali e dell’Unione Europea così come indicati nel Decreto, tra cui:

• violazioni del diritto nazionale (e.g. illeciti civili, amministrativi, penali e contabili)
• violazioni del diritto dell’Unione Europea (e.g. tutela dell’ambiente, sicurezza e conformità dei Prodotti, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi)
   

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la disamina da parte dell’organo competente. In particolare è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti. Sono considerate anonime le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante. La segnalazione deve:

- essere effettuata in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci;

- riguardare comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo;

- riguardare fatti che, alla luce delle circostanze e delle informazioni di cui il segnalante dispone al momento della segnalazione, quest’ultimo abbia ragionevoli motivi che essi siano veri;

Non possono essere oggetto di segnalazione:

• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili;
• segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore;
• segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea

La segnalazione è ricevuta e trattata dall’organo competente, specificatamente nominato dalla Società. Tale organo invierà entro 7 giorni dalla data di ricezione un avviso di ricevimento della stessa. Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso dall’organo competente, la segnalazione deve essere trasmessa a quest’ultimo, entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Per beneficiare delle tutele del Decreto, il segnalante deve indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione che si tratta di una segnalazione di “Whistleblowing” per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione

Una volta verificata la legittimità della segnalazione, l’organo competente avvierà la fase di istruzione della segnalazione per valutare la consistenza della stessa. Durante tale fase l’organo competente manterrà interlocuzioni con la persona segnalante e farà gli approfondimenti necessari, sentendo, eventualmente anche su richiesta, le persone coinvolte, anche attraverso procedimento cartolare, attraverso osservazioni scritte e documenti.

I canali di segnalazione interni (in modo alternativo tra loro, a scelta del segnalante) sono:

In forma scritta, tramite:

• Posta ordinaria (es. posta raccomandata) all’indirizzo: Marposs S.p.A., via Saliceto 13, 40010 Bentivoglio (BO), all’attenzione del Responsabile della segnalazione whistleblowing – presso Ufficio Personale;
• cassetta delle segnalazioni, in busta chiusa (senza alcuna indicazione riportata sulla busta), se prevista dalla singola società

In tutti i casi sopra menzionati è necessario utilizzare 3 buste chiuse: la 1° con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, la 2° con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione; entrambe dovranno poi essere inserite in una 3° busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione;

In forma orale, tramite:

• messaggio registrato al n. 0039 051.0465600
• richiesta di un incontro diretto con il responsabile della segnalazione.

I dipendenti possono utilizzare il relativo modulo di segnalazione

Si allega anche Informativa privacy ai sensi del Regolamento UE 679/2016 per il trattamento dei dati personali nell’ambito della procedura di segnalazione "Whistleblowing" di cui si prega prendere visione

Canale esterno di Whistleblowing

Ai sensi dell’art. 6 del Decreto, è possibile fare una segnalazione, tramite il canale esterno attuato dall’Autorità nazionale anticorruzione (“ANAC”), qualora ricorrano le seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4 del Decreto;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi  dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per il canale e per le procedure previste per la segnalazione esterna si rimanda direttamente alla sezione del sito dell’ANAC, raggiungibile a questo link:

https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing